在线提供档案利用服务是档案网站的核心功能, 当前主要通过两类途径实现:一是在线提供全文, 二是通过目录检索明确所需档案, 再通过线上申请获取档案。相比于馆藏中丰富的档案资源, 档案的在线利用并不充分, 问题主要显现在如下方面:
第一, 非数字格式的档案还处于数字化的进程中, 当前各国的档案数字化完成度有待提升。由于数字化涉及计划、档案选择、扫描、著录等一系列流程, 当前有限的人力和财力使得数字化处于较缓慢的进程中。例如, 美国档案与文件署保管了125亿页的文件, 但得到数字化的不过2.35亿页。
第二, 由于多数档案仅能通过目录检索以线上申请结合人工审核的方式获取, 这使得档案难以实时获取且可能需要若干工作日的等待, 甚至当前多数档案机构并未提供针对用户在线申请的档案服务, 用户仍然需要线下实地申请。
第三, 网站的在线检索不尽完善, 一方面在于数字化的档案未能充分数据化或原生数字档案的异构化, 信息组织深度不足, 档案不能完成数据层面的自定义, 档案之间难以互联互通, 未能达到机器学习的要求, 从而难以高效提供精确的档案满足用户需求。另一方面, 网站未能提供全面的在线专业指导或辅助, 用户在检索中遇到的问题难以及时解决。例如, 我国当前的档案网站并未实现全文检索, 对所需档案了解有限的用户检索策略难以与档案网站提供目录、主题词或关键词匹配。
第四, 数字化档案与原生数字档案均存在智能开放问题, 即技术上能够实现在线检索却限于保障档案利益相关者的权益所需面临开放上的问题。例如, 开放哪些档案、开放档案中的哪部分内容、对谁开放, 合适开放是精细化的工作, 亦需要更加严密的规则支持, 在目前更多地依赖人工审查的状况下开放受限, 未能充分应用技术也导致开放存在一定问题。
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